Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

SHAPE-LIFE GbR (Stand: 01/2026)

Präambel

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Erbringung von Dienstleistungen der SHAPE-LIFE GbR, vertreten durch Alexander Cyris und Daniel Sowa, Wilhelmstraße 24, 75378 Bad Liebenzell, E-Mail: zusammenarbeit@shape-life.de (nachfolgend „Auftragnehmer“) gegenüber ihren Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“).

1. Geltungsbereich, Rangfolge, Begriffe

1.1 Diese AGB gelten für alle Verträge über Dienstleistungen, Coachings, Workshops, Beratungen, Konzeptentwicklungen sowie vergleichbare Leistungen des Auftragnehmers.

1.2 Abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Auftragnehmer stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

1.3 Neben diesen AGB können Individualvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen, Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rahmenverträge gelten. Im Widerspruchsfall gehen Individualvereinbarungen vor.

1.4 „Textform“ im Sinne dieser AGB umfasst insbesondere E-Mail.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 Der Auftragnehmer erbringt als selbständiger Unternehmer insbesondere Leistungen in den Bereichen Coaching (Einzel/Team), Kommunikation, Strategie, Konzeptentwicklung, Workshop-/Trainingsdurchführung, Moderation und Beratung.

2.2 Der konkrete Leistungsumfang (Ziele, Inhalte, Methodik, Umfang, Termine, Ort, Deliverables) ergibt sich aus der jeweiligen Individualvereinbarung.

2.3 Der Auftragnehmer erbringt die Leistung mit der im jeweiligen Markt üblichen Sorgfalt. Ein bestimmter Erfolg wird – soweit nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart – nicht geschuldet (insbesondere bei Coaching-, Entwicklungs- und Beratungsleistungen).

2.4 Der Auftragnehmer ist in der Art der Leistungserbringung grundsätzlich frei, stimmt sich jedoch mit dem Auftraggeber angemessen ab.

3. Leistungsort: Remote, vor Ort und Inhouse

3.1 Leistungen können – je nach Vereinbarung – online (z. B. Videokonferenz), in den Räumen des Auftragnehmers oder als Inhouse-Angebot beim Auftraggeber erbracht werden.

3.2 Bei Inhouse-Leistungen stellt der Auftraggeber die erforderlichen Rahmenbedingungen sicher (geeigneter Raum, übliche Infrastruktur wie Strom/Beamer/Audio, angemessene Arbeitsumgebung, Zugang/Einlassregelungen).

3.3 Der Auftragnehmer ist berechtigt, Leistungen auch durch geeignete Erfüllungsgehilfen/Partner zu erbringen, sofern dies dem Auftraggeber zumutbar ist und keine anderslautende Vereinbarung besteht.

4. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

4.1 Der Auftraggeber stellt alle zur Leistungserbringung notwendigen Informationen, Materialien, Zugänge und Entscheidungen vollständig, korrekt und rechtzeitig bereit.

4.2 Verzögerungen, Mehraufwände oder Terminverschiebungen, die durch fehlende/verspätete Mitwirkung entstehen, gehen nicht zu Lasten des Auftragnehmers. Etwaige Mehrkosten können nach Vereinbarung oder nach Aufwand berechnet werden.

5. Vergütung, Zahlungsbedingungen, Reisekosten

5.1 Die Vergütung wird individualvertraglich vereinbart (Pauschale, Tagessatz, Stundensatz, Paket, Retainer o. Ä.).

5.2 Rechnungen werden in Textform (z. B. als PDF per E-Mail) gestellt und sind – sofern nicht abweichend vereinbart – innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug fällig.

5.3 Bei aufwandsbezogener Abrechnung ist der Auftragnehmer berechtigt, monatlich abzurechnen.

5.4 Reise- und Nebenkosten (z. B. Fahrt, Bahn/Flug, Parken, Übernachtung, Spesen, Material-/Versandkosten) werden – sofern nicht anders vereinbart – zusätzlich in Rechnung gestellt. Für Fahrten mit dem PKW kann eine km-Pauschale vereinbart werden.

5.5 Rechnungsabwicklung und Kundenkommunikation über Lexware

• Der Auftragnehmer nutzt für die Angebots-, Rechnungs- und ggf. Mahnabwicklung sowie zur Verwaltung von Kundenstammdaten und zur Kundenkommunikation (z. B. Versand von Rechnungen, Rückfragen zur Abwicklung) eine Softwarelösung des Anbieters Lexware (z. B. Lexware Office). 
• Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden: Stammdaten (Name/Firma, Anschrift, E-Mail, Telefonnummer), Vertrags- und Leistungsdaten, Rechnungs- und Zahlungsdaten sowie ggf. Kommunikationsinhalte, soweit sie für die Abwicklung erforderlich sind.
• Der Einsatz erfolgt zur ordnungsgemäßen Vertragsdurchführung und zur kaufmännischen Abwicklung (insbesondere Rechnungsstellung/ Buchhaltung) sowie zur effizienten Kundenkommunikation.

6. Terminierung, Storno, Verschiebung

6.1 Vereinbarte Leistungen können vom Auftraggeber unter Einhaltung der folgenden Fristen storniert werden, sofern keine abweichende Regelung im Angebot/Vertrag vereinbart ist:

• Mehr als 8 Kalenderwochen vor Beginn: kostenfrei
• Ab 8 Kalenderwochen vor Beginn: 50 % des vereinbarten Preises
• Ab 4 Kalenderwochen vor Beginn: 75 % des vereinbarten Preises
• Ab 2 Kalenderwochen vor Beginn: 100 % des vereinbarten Preises

Maßgeblich ist der Zugang der Stornierung in Textform (E-Mail ausreichend).

6.2 Eine Stornierung von Teilleistungen ist nur möglich, wenn die verbleibenden Leistungen fachlich sinnvoll erbracht werden können.

6.3 Verschiebt der Auftraggeber einen Termin, kann eine Bearbeitungsgebühr von 10 % des Preises der betroffenen Leistung sowie ggf. bereits angefallene Dritt-/Stornokosten berechnet werden.

6.4 Kann der Auftragnehmer einen Termin aufgrund höherer Gewalt oder nicht zu vertretender Umstände (z. B. Krankheit/Unfall) nicht wahrnehmen, wird ein Ersatztermin vereinbart; weitergehende Schadensersatzansprüche bestehen insoweit nicht.

7. Nutzungsrechte, Arbeitsergebnisse, Unterlagen

7.1 Sofern im Rahmen der Leistung Konzepte, Unterlagen, Workbooks, Präsentationen, Methoden, Workshopdesigns, Visualisierungen, Vorlagen oder ähnliche Arbeitsergebnisse entstehen, gilt:

• Der Auftragnehmer räumt dem Auftraggeber – nach vollständiger Zahlung – ein einfaches, nicht übertragbares Nutzungsrecht für eigene interne Zwecke ein, soweit nichts anderes vereinbart ist.
• Eine Weitergabe an Dritte, Veröffentlichung, Vervielfältigung über den vereinbarten Zweck hinaus oder Bearbeitung für externe Zwecke bedarf der vorherigen Zustimmung in Textform.

7.2 Vorbestehende Rechte, Tools, Methoden, Frameworks und Vorlagen des Auftragnehmers bleiben dessen Eigentum.
7.3 Der Auftraggeber garantiert, dass von ihm bereitgestellte Inhalte/Materialien frei von Rechten Dritter sind bzw. die notwendigen Nutzungsrechte vorliegen, und stellt den Auftragnehmer von Ansprüchen Dritter insoweit frei.

8. Einsatz von KI-Tools (Konzeption und Umsetzung)

8.1 Der Auftragnehmer kann zur Konzeption, Erstellung und Umsetzung von Konzepten/Programmen sowie zur Effizienzsteigerung KI-gestützte Tools einsetzen (z. B. für Ideation, Strukturierung, Text-/Bildentwürfe, Zusammenfassungen, Auswertung, Projektunterstützung).

8.2 Der Auftragnehmer achtet dabei auf eine sorgfältige Nutzung. Dennoch gilt: KI-gestützte Ergebnisse können unvollständig, fehlerhaft oder nicht einzigartig sein. Eine gesonderte rechtliche Prüfung (z. B. Marken-, Urheber-, Wettbewerbsrecht) ist – sofern nicht ausdrücklich beauftragt – nicht Bestandteil der Leistung.

8.3 Sofern der Auftraggeber die Verarbeitung personenbezogener Daten oder vertraulicher Inhalte im Zusammenhang mit KI-Tools wünscht oder dies für die Leistung erforderlich ist, erfolgt dies nur auf Grundlage der geltenden Datenschutzanforderungen und – sofern notwendig – einer gesonderten Vereinbarung (z. B. Auftragsverarbeitung).

9. Vertraulichkeit und Datenschutz

9.1 Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit erlangten vertraulichen Informationen streng vertraulich zu behandeln und nur zur Vertragsdurchführung zu verwenden. Diese Pflicht gilt auch über das Vertragsende hinaus.

9.2 Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO und dem BDSG.

9.3 Soweit eine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO vorliegt, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine entsprechende Vereinbarung.

10. Audioaufnahmen, Transkription und KI-gestützte Auswertung (nur mit Einwilligung)

10.1 In Coachings, Workshops oder Besprechungen können Audioaufnahmen ausschließlich dann erstellt werden, wenn alle betroffenen Teilnehmenden vorab ausdrücklich eingewilligt haben (z. B. in Textform oder in anderer dokumentierter Weise).

10.2 Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf. Der Widerruf muss so einfach möglich sein wie die Erteilung der Einwilligung. 

10.3 Sofern aufgenommen wird, kann die Aufnahme zum Zweck der Dokumentation, Nachbereitung und Qualitätssicherung genutzt werden (z. B. Transkription, Protokoll, Zusammenfassung, Maßnahmenliste), ausschließlich im zuvor vereinbarten Umfang.

10.4 KI-gestützte Weiterverarbeitung: Sofern im Vorfeld ausdrücklich vereinbart und genehmigt, dürfen Auswertungen aus Audioaufnahmen sowie Transkripte (oder daraus abgeleitete Zusammenfassungen) unterstützend mit KI-Tools weiterverarbeitet werden (z. B. zur Strukturierung, Verdichtung, Ableitung von Aufgaben/Next Steps, Erstellung von Dokumentationen). Dabei wird der Auftragnehmer den vereinbarten Zweck, Vertraulichkeit und datenschutzrechtliche Anforderungen beachten.

10.5 Bei Widerruf der Einwilligung werden weitere Aufnahmen und/oder weitere KI-gestützte Auswertungen unverzüglich unterlassen. Soweit rechtlich zulässig und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, wird der Auftragnehmer auf Wunsch die betreffenden Aufnahmen/Transkripte löschen bzw. deren weitere Nutzung einstellen.

10.6 Hinweis: Heimliche Tonaufnahmen sind unzulässig; die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ohne Befugnis kann strafbar sein.

11. Haftung

11.1 Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie bei zwingender gesetzlicher Haftung.

11.2 Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

11.3 Die Haftungsregelungen gelten auch für Erfüllungsgehilfen und gesetzliche Vertreter.

12. Vertragsdauer und Kündigung

12.1 Vertragsdauer und ordentliche Kündigungsfristen ergeben sich aus der Individualvereinbarung.

12.2 Das Recht zur fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

12.3 Nach Vertragsende gibt der Auftragnehmer auf Wunsch des Auftraggebers überlassene Unterlagen zurück oder löscht sie, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Höhere Gewalt

13.1 Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturereignisse, behördliche Maßnahmen, Streik, Ausfälle von Infrastruktur, Krankheit) berechtigen beide Parteien, Leistungstermine angemessen zu verschieben.

13.2 Weitergehende Ansprüche bestehen insoweit nicht, solange die Ursache andauert und die Partei die Situation nicht zu vertreten hat.

14. Verbraucherstreitbeilegung

14.1 Hinweis gemäß § 36 VSBG: Der Auftragnehmer ist weder verpflichtet noch bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. 

14.2 Hinweis: Die frühere EU-Online-Streitbeilegungsplattform (ODR) wurde zum 20. Juli 2025 eingestellt; ein Verweis hierauf erfolgt daher nicht. 

15. Schlussbestimmungen

15.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

15.2 Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

15.3 Gerichtsstand: Sofern der Auftraggeber Kaufmann/juristische Person des öffentlichen Rechts/öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat, ist Gerichtsstand der Sitz des Auftragnehmers.

15.4 Änderungen dieser AGB sind aus sachlich gerechtfertigten Gründen möglich. Bestandskunden werden rechtzeitig in Textform informiert.

Anbieterkennzeichnung (für schnelle Referenz)

SHAPE-LIFE GbR

Alexander Cyris, Daniel Sowa

E-Mail: zusammenarbeit@shape-life.de

Telefon: +49 (0)176 18991260

Wilhelmstraße 24

75378 Bad Liebenzell